16 stratégies d'organisation éprouvées pour votre petite entreprise
Si vous cherchez à développer votre entreprise, vous devez démarrer du bon pied.
Pour obtenir la croissance massive que vous espérez dans les années à venir, vous devez vous assurer que votre entreprise est organisée.
C’est plus facile pour une grande entreprise et un budget énorme – et des centaines (ou des milliers) d’employés – plus beaucoup de temps à consacrer à rester organisé.
Mais comment pouvez-vous vous assurer que votre petite entreprise est en ordre lorsque vous êtes à court d’argent et que vous n’avez que quelques employés ?
Eh bien, j’y suis déjà allé.
Je connais la douleur de lutter désespérément contre la désorganisation qui touche toutes les petites entreprises.
Et je sais que même si vous utilisez les meilleurs outils pour développer votre entreprise , le succès peut être à la traîne si vous ne mettez pas les bonnes choses en place pour assurer votre croissance.
Pour commencer, vous devez vous assurer que votre environnement physique est propre et organisé.
Cela garantit que vous êtes en mesure de performer à votre plus haut niveau. À bien des égards, l’organisation de l’ensemble de votre entreprise est déterminée par l’organisation de votre bureau.
Pour commencer, assurez-vous que tout a une place spécifique, même si cette place se trouve dans une pile de papiers sur votre bureau.
Pour tirer le meilleur parti de cet espace, Bellevue Business Journal recommande d’utiliser les possibilités de stockage vertical pour améliorer votre flux de travail et votre efficacité.
Étant donné que la paperasserie a tendance à consommer une grande partie du temps et des ressources de la plupart des employés de bureau modernes, vous devriez envisager de la stocker hors site.
Cela signifie que vous passerez moins de temps à gérer vos documents, et vous pouvez être sûr qu’ils sont mieux protégés et en sécurité que vous ne pourriez le faire vous-même.
Si ce n’est pas exactement votre style de travail, cependant, je vais vous montrer une autre méthode qui peut vous aider à réduire votre charge de travail papier en une minute.
Vos clients fidèles sont le cœur de votre entreprise.
Bien qu’ils prennent beaucoup de votre temps et de vos ressources, c’est du temps bien dépensé pour les garder heureux et satisfaits des services que vous avez à offrir.
Pour vous assurer que vous les atteignez efficacement, envisagez d’utiliser un programme comme Groove qui vous permet de gérer efficacement vos tickets clients.
Cela vous permet de passer moins de temps à gérer les clients et plus de temps à améliorer vos produits et vos systèmes commerciaux.
Il est important d’automatiser votre système, mais c’est une mauvaise idée d’automatiser vos relations avec les clients.
Utilisez un logiciel comme Groove qui permet à vos employés de renforcer votre relation avec vos clients , mais n’essayez pas d’automatiser le processus.
Cela ne fera que vous frustrer lorsque les clients vous laissent derrière des concurrents qui les traitent mieux.
Au lieu de cela, facilitez le traitement de vos clients avec un service de classe mondiale et ils vous récompenseront avec des affaires et des références continues.
Si vous menez une campagne de marketing sur les réseaux sociaux avec un budget limité , vous devez réduire le temps que vous passez à garder les choses en ligne.
Au lieu de perdre du temps à publier des publications toutes les quelques heures, vous devez planifier les choses à l’avance.
Cette technique d’organisation simple vous fera économiser d’innombrables heures et vous aidera à améliorer votre efficacité et votre productivité.
Il existe également une autre technique qui peut faire passer les choses au niveau supérieur. Au lieu de simplement écrire des publications sur les réseaux sociaux pour les prochains jours, pourquoi ne pas laisser un outil les publier pour vous ?
Meet Edgar est un excellent moyen de gérer votre contenu à l’avance , vous permettant d’écrire des mises à jour sur les réseaux sociaux une fois, puis de les envoyer plusieurs fois par la suite.
C’est un excellent moyen de garder les choses organisées sans vous répéter en mettant constamment à jour vos flux sociaux.
Si vous dirigez votre petite entreprise depuis un certain temps, vous savez à quel point il peut être frustrant de gérer toutes vos notes de frais.
Ils sont difficiles à suivre et à enregistrer, mais ils doivent être gérés afin que vous puissiez rester à jour avec vos impôts et vous assurer que vos finances sont en ordre.
Cependant, vous ne pouvez pas simplement les remettre à plus tard lorsque des travaux plus importants arrivent. Vous devez suivre chaque achat et chaque transaction chaque semaine .
La solution?
Utilisez un logiciel comme Expensify qui fait tout le travail , en gardant vos dépenses organisées et enregistrées afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment.
Et en parlant de laisser le logiciel gérer votre paperasse, vous pouvez étendre cela à d’autres domaines de votre entreprise pour des résultats exceptionnels.
Si vous souhaitez réduire l’encombrement et la gestion associés à tous les papiers dont vous avez besoin, il est peut-être temps de passer au sans papier.
Cela signifie qu’au lieu de suivre en permanence des dizaines de fichiers et de dossiers, vous réduisez tout simplement à des numérisations numériques des documents les plus importants.
Si vous allez essayer cela, vous avez besoin d’un moyen de numériser rapidement des documents à la volée afin que vous n’ayez pas de mal à suivre la charge de travail.
CamScanner est une excellente application pour numériser vos factures et autres documents rapidement et facilement.
CamScanner vous permet de conserver les fichiers dans l’application, mais vous pouvez également les transférer sur votre ordinateur.
Si vous avez besoin de partager ces fichiers avec une équipe de personnes, je vous recommande de conserver vos fichiers archivés dans un programme comme Dropbox .
Cela garantit que tout le monde dans votre petite entreprise est à jour avec les documents les plus récents, mais vous n’avez pas à vous soucier de la gestion étendue des fichiers hors ligne.
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous disposez de l’un des deux systèmes de gestion de vos mots de passe.
Soit vous utilisez tout le temps le même mot de passe pour différents sites Web, soit vous oubliez constamment les mots de passe que vous avez définis pour chaque site.
Au lieu de l’un ou de l’autre, je recommande un troisième système : laisser une application gérer vos mots de passe pour vous.
Oui, vous pouvez le faire automatiquement dans un navigateur comme Chrome. Mais malheureusement, ce n’est pas complètement sûr, car toute personne ayant accès à votre ordinateur peut les utiliser.
Au lieu de cela, je recommande d’utiliser 1Password pour gérer vos mots de passe . Il s’agit d’un programme qui stocke vos mots de passe ensemble dans l’application mobile et de bureau.
Contrairement à la fonction de remplissage automatique de Chrome, vous devez entrer un seul mot de passe pour accéder aux autres mots de passe.
Il s’agit d’une série de quelques mots faciles à retenir, mais presque impossibles à pirater.
Voilà comment cela fonctionne. Disons que vous devez vous connecter à votre compte sur Stripe. Vous iriez à la page de connexion de Stripe.
Vous pouvez soit cliquer sur l’icône 1Password dans Chrome, soit entrer le raccourci clavier Commande + \.
Cela fait apparaître le formulaire 1Password, où vous entrez le mot de passe basé sur un mot qui vous donne accès à d’autres mots de passe.
1Password remplit ensuite automatiquement Stripe avec vos informations de connexion et vos mots de passe enregistrés. Il vous connecte également automatiquement, c’est donc un clic de moins que vous devez faire.
1Password stockera des informations pour une variété de comptes.
La meilleure partie est que chaque site peut avoir un mot de passe complexe et unique, mais vous pouvez tous y accéder avec votre seule phrase.
En fait, 1Password générera même un mot de passe aléatoire de haute sécurité si vous le souhaitez.
Cela signifie que moins de mémoire est dédiée aux mots de passe et que vous pouvez en faire plus en travaillant efficacement et en gardant vos connexions organisées.
Si vous souhaitez faire progresser votre entreprise, vous devez créer un environnement qui soutient cette vision.
Il existe quelques techniques éprouvées qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre espace de travail.
Croyez-le ou non, en ajoutant quelques plantes autour de votre bureau, vous pouvez augmenter la productivité de 15 % grâce à une meilleure concentration.
Vous obtiendrez également un coup de pouce en utilisant un bureau debout et en nettoyant vos câbles.
Ces techniques vous aident à rester énergique et concentré sans les distractions qui viennent d’un lieu de travail encombré.
Ils peuvent ne prendre que quelques minutes, mais même de petits changements qui améliorent votre productivité peuvent faire une énorme différence dans l’organisation et la productivité de votre petite entreprise.
Si vous écrivez des notes, des choses à faire, des idées et des informations de contact sur des bouts de papier ou tout ce qui s’en rapproche le plus, il est temps de vous organiser davantage.
Bien que vous sachiez probablement déjà qu’Evernote est un excellent moyen de le faire , vous devriez commencer à l’implémenter immédiatement.
Pour qu’Evernote fonctionne au mieux, vous devez décider quelle philosophie vous appliquerez.
Allez-vous tout enregistrer là-bas, puis utiliser la fonction de recherche pour retrouver vos notes plus tard ?
Ou allez-vous soigneusement placer vos notes dans des dossiers et utiliser des balises et des en-têtes pour vous assurer que vous savez ce qu’il y a dans le programme ?
L’une ou l’autre de ces options est valide. La clé est de créer un système qui fonctionne pour vous et de continuer à l’utiliser.
Tout comme votre bureau physique doit être propre et afin de vous aider à rester organisé et à faire votre travail, votre bureau numérique doit également être propre et organisé.
En règle générale, si vous ne pouvez pas voir l’arrière-plan de votre bureau, vous devez vous efforcer de réduire et de supprimer les éléments qui encombrent votre ordinateur.
Une fois que vous avez nettoyé votre écran principal, envisagez d’éliminer vos fichiers téléchargés et de supprimer tous les liens ou autres fichiers que vous n’utilisez pas.
Si vous le souhaitez, vous pouvez même nettoyer votre corbeille et économiser de l’espace sur le disque dur.
C’est un excellent moyen de donner un aperçu rafraîchissant de vos processus de travail qui vous aidera à rester organisé.
Si vous avez des réunions fréquentes, des chats vidéo ou des fenêtres permettant aux autres de planifier des heures pour travailler avec vous, vous avez besoin d’un moyen de gérer efficacement ces plages horaires.
La plupart des gens ont tendance à utiliser des e-mails et des invitations de calendrier pour planifier des événements comme celui-ci.
Mais l’ajustement continu des horaires peut être éprouvant et une perte de temps. Au lieu de cela, trouvez un moment idéal pour vous rencontrer en utilisant un programme comme Calendly.
Calendly permet aux autres de planifier un moment pour travailler avec vous , vous n’avez donc pas du tout besoin d’échanger des messages.
C’est un moyen simple de rester en contact avec les autres sans la confusion qui accompagne généralement les problèmes de planification.
Si vous êtes un pigiste, vous connaissez l’importance du suivi de vos heures facturables.
Mais même si vous n’avez pas besoin de suivre les heures pour vous assurer d’être payé, c’est une bonne idée de commencer à utiliser un programme comme Toggl.
Toggl est un moyen simple et rapide de suivre votre temps , ce qui peut être utile à tout propriétaire de petite entreprise.
En créant des projets et des tâches distincts dans Toggl, vous pouvez facilement suivre les heures que vous consacrez pour atteindre vos objectifs les plus importants.
Au lieu de vous demander pourquoi vous n’avez pas atteint les critères de référence que vous avez définis précédemment, vous pouvez utiliser Toggl pour rester organisé et suivre la façon dont vous dépensez votre ressource la plus précieuse : votre temps.
Chaque petite entreprise doit gérer les paiements, la facturation et la facturation. Il s’agit d’un ensemble de tâches essentielles qui maintiennent l’entreprise en vie, mais il peut être difficile de tout organiser.
Au lieu de travailler constamment pour vous assurer que cela est efficace pour vous, envisagez d’utiliser un programme comme FreshBooks pour gérer vos factures .
N’oubliez pas que la grande majorité des informations de paiement que vous devez gérer n’affectent pas directement la qualité de votre travail ou ne font pas appel à vos compétences de base.
Pour tous ces types de tâches administratives, dirigez-les vers un logiciel pour gagner du temps pour vous.
Moins vous avez de tâches à accomplir en une journée, plus vous pouvez vous concentrer sur les domaines qui vous intéressent vraiment et vous aider à accomplir ce dont vous avez besoin.
Même si vous n’êtes pas basé en France, vous devez vous tenir au courant des politiques fiscales de votre pays et de votre région.
Ce n’est pas seulement quelque chose que vous devriez penser à organiser.
Si vous ne respectez pas les réglementations fiscales de votre lieu de résidence, vous pourriez finir par payer des amendes ou même être fermé.
Pour vous assurer que vous respectez les taxes et que vous payez les montants dus à différents moments, consultez un service comme inDinero .
Il vous guidera pour vous assurer que vous respectez vos impôts sans passer trop de temps à rester organisé avec les exigences de votre localité.
Si votre boîte de réception déborde d’e-mails non lus, cela peut être frustrant et vous prendre beaucoup trop de temps.
Vous aurez plus de succès avec votre petite entreprise si vous réduisez ce nombre à un faible nombre d’e-mails importants et nettoyez régulièrement votre boîte de réception.
L’expert en productivité Brian Tracy recommande de garder une boîte de réception propre , de supprimer vos courriers indésirables et de ne conserver que ceux dont vous aurez à nouveau besoin.
Si vous avez du mal à gérer efficacement votre boîte de réception, vous pouvez essayer Inbox by Gmail . Cette application regroupe différents types d’e-mails.
Cela signifie que vous pouvez rapidement voir vos mises à jour sociales, vos reçus d’achat ou vos itinéraires de voyage sans passer au crible les e-mails personnels et professionnels importants.
En parcourant les e-mails les moins importants, vous pouvez parcourir votre boîte de réception encore plus rapidement.
C’est l’un des nombreux outils qui peuvent vous aider à réduire le temps que vous passez à envoyer et à recevoir des e-mails, et cela vous fera gagner beaucoup d’heures tout en vous permettant de mieux vous organiser.
Si vous êtes comme beaucoup d’entrepreneurs, vous trouvez constamment des articles qui vous aideront à développer votre entreprise et à augmenter vos revenus et vos conversions.
Si vous n’avez pas le temps de lire l’article, cependant, vous le stockez probablement ailleurs, comme un signet dans votre navigateur ou en vous l’envoyant par e-mail.
Si tel est le cas, vous souhaiterez modifier cette liste d’articles peu maniable en quelque chose que vous pourrez facilement gérer.
Je recommande Pocket, qui vous aide à garder une trace des articles et des vidéos que vous souhaitez lire ou regarder plus tard. C’est un système simple qui conserve les articles intéressants que vous enregistrez.
Pour l’utiliser, vous voudrez d’abord trouver un article qui semble intéressant. Si vous installez l’extension Pocket Chrome, vous devrez cliquer dessus dans la fenêtre du navigateur.
Dans le menu déroulant qui apparaît, vous pouvez ajouter une balise et voir les articles connexes que d’autres ont enregistrés pour les lire plus tard.
Instantanément, le nouvel article que vous enregistrez apparaîtra dans votre liste principale d’articles à lire sur Pocket.
Mieux encore, les articles que vous enregistrez sur Pocket sont disponibles pour être lus sur tous vos appareils. Cela facilite la lecture continue sur votre téléphone lorsque vous voyagez.
Avoir une liste de lecture d’articles sur Pocket vous permet d’enregistrer rapidement des pièces intéressantes sans créer une liste désordonnée quelque part sur votre ordinateur.
Si vous lisez beaucoup en ligne, c’est un excellent moyen d’organiser votre matériel de lecture et de le garder accessible sur tous vos appareils.
J’ai mentionné plus tôt que la paperasserie est une énorme frustration pour de nombreux propriétaires de petites entreprises.
Vous pouvez réduire le temps que vous passez à gérer la paperasse en créant d’abord un système d’organisation pour votre lieu de travail.
Si vous le souhaitez, vous pouvez faire passer votre gestion du papier d’une tâche interne à quelque chose qu’une autre entreprise fait pour vous.
Si aucune de ces options ne semble attrayante, tout espoir n’est pas perdu. Commencez par organiser vos documents stockés dans un ordre logique.
Assurez-vous de garder vos papiers les plus importants à portée de main pour un accès facile.
Pour tous les papiers dont vous n’avez plus besoin, vous devez vous en débarrasser. Plus vous vous débarrassez de papiers, moins vous aurez besoin d’espace.
C’est le moyen le plus efficace de garder vos papiers organisés sans systèmes de gestion étendus. Jetez simplement ce qui n’est pas nécessaire.
Si vous conservez des fichiers et des documents importants qui ne peuvent pas être jetés, envisagez d’utiliser un service comme Shred-It pour détruire vos documents.
C’est un excellent moyen de rester en sécurité et de réduire la charge de travail et les tracas associés aux documents que vous devez gérer au quotidien.
Moins il y a d’éléments dont vous devez vous soucier dans le système organisationnel de votre petite entreprise, plus vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte le plus pour votre entreprise.
Si vous cherchez à développer votre entreprise, vous devez vous assurer que vous êtes organisé pour gérer la croissance inévitable à laquelle vous devriez vous attendre.
Pour ce faire, vous devez vous assurer que vos finances sont en ordre. Assurez-vous de suivre vos reçus de dépenses et vos transactions.
Assurez-vous d’être prêt pour toutes les taxes qui doivent être payées au cours de l’année.
Si vos finances sont organisées, vous devez vous assurer que votre espace de bureau est également organisé. Utilisez des méthodes éprouvées pour augmenter la productivité en organisant votre espace de stockage.
Et même si ce n’est peut-être pas une solution pour tout le monde, envisagez de vous passer du papier. Stockez tous vos documents dans le cloud et détruisez les papiers supplémentaires qui encombrent votre espace de travail.
Votre temps est l’un de vos biens les plus précieux en tant que propriétaire de petite entreprise, alors assurez-vous qu’il est organisé avec un suivi et une planification du temps.
Cherchez à réduire vos tâches en améliorant votre flux de travail de messagerie, en gérant votre liste de lecture et en gardant vos notes, vos mots de passe et votre bureau organisés.
Enfin, automatisez vos campagnes marketing et maintenez un processus en place pour gérer les relations et le support client.
Quelles stratégies utiliserez-vous pour garder votre petite entreprise organisée ?
Dernière Mise à jour le 14/04/2022
Loic Gros-Flandre
Loic Gros-Flandre est un blogueur à temps plein et un expert en marketing d’affiliation. Rejoignez Loic et ses lecteurs mensuels sur loicgrosflandre.com pour apprendre à faire évoluer votre influence à la vitesse de démarrage. Avant de commencer ce blog, Loic été un français lamba passionné par le marketing digital. Petite victoire après petite victoire il est devenu un vrai expert dans son domaine.